Maileon Support

In dit document behandelen we de belangrijkste stappen van het onboarden van een nieuwe klant. Dit zorgt ervoor dat je geen zaken over het hoofd ziet, en geeft je een houvast bij iedere stap. We onderscheiden de volgende stappen:

1. Account aanmaken (in het partner portal)

2. Account configureren

3. Subdomein configuratie

4. Basis instellingen in het account

5. Aanmeldformulier

6. Afmeldpagina

7. Template

8. Contacten importeren

9. Gebruikers aanmaken

10. Training

1. Account aanmaken (partners only)

Binnen de partner portal heb je de mogelijkheid om een nieuwe klant, of nieuw account onder een bestaande klant aan te maken. Je gaat daarvoor naar het menupunt Customers & Accounts > Account Jobs, en klikt op het + icoon of de groene knop Create Account Jobs. Kies vervolgens voor Account creation. Vul alle velden in, en klik op Create account. Dit proces duurt maximaal 15 minuten, waarna het account gereed is voor verdere inrichting.

2. Account configureren (partners only)

Zodra het account aangemaakt is, kun je de benodigde modules activeren voor de klant. Dit doe je door op de naam van het account te klikken, en vervolgens naar Account configuration te gaan. Je vindt daar een lange lijst met alle beschikbare modules. Achter iedere module staat een korte uitleg. Mocht je een toelichting willen voor een specifieke module, of niet weten wat je precies nodig hebt, stuur dan een ticket in via support@maileon.nl.

3. Subdomein configuratie

We adviseren altijd om te gaan mailen over een eigen subdomein. Door de DNS instellingen aan te passen op een subdomein naar keuze, kunnen we dit subdomein als verzendadres gebruiken. Ook zullen de afbeeldingen, online versie van de mails, trackable links en de landingspagina's allemaal over dit subdomein lopen. Dit zorgt niet alleen voor een verbeterde deliverability, maar ook voor een consistente uitstraling naar de consument. De links en afbeeldingen in de mails bevatten dan namelijk het domein van de klant. Voor een uitgebreide beschrijving van de subdomein configuratie (Engels) klik hier. 

4. Basis instellingen in het account

In de Settings van het account vind je veel instellingen die je kunt doen, of voor bepaalde functies nodig hebt. De belangrijkste zetten we hier op een rij:

- Mailings > Standard settings

Geef hier alle standaard waardes in die ingevuld of geselecteerd zijn wanneer je een mailing aanmaakt. Bijvoorbeeld de standaard naam voor een nieuwe mail, een prefix die wordt toegevoegd aan de onderwerpregel bij een testmail, etc. 

Belangrijk: stel de Tracking method in op Track on individual user basis, en lock deze setting. Hiermee zorg je ervoor dat ongeacht het permissie niveau van het contact, de opens en kliks op contact niveau worden geregistreerd. In Duitsland mag dit alleen worden gedaan als men een dubbel opt-in permissie heeft van het contact, in Nederland is het toegestaan om een contact op individueel te volgen als er een vorm van consent is waarbij men akkoord is gegaan met de privacy statement (waarin vermeld staat dat tracking wordt toegepast). 

Voor organisaties die juist niet de opens en kliks willen registreren op contactniveau, moet deze optie uiteraard anders worden ingesteld. Denk aan (semi-)overheden die enkel willen informeren en de privacy van de burger wil beschermen. 

- Mailings > Analytics & Conversions

Activeer en configureer hier Google Analytics, zodat het standaard voor iedere mailing aan staat. Je kunt hier het domein ingeven waartoe de UTM tags beperkt moeten worden, zodat alleen UTM tags worden geplaatst achter de links die leiden naar de website van de klant en niet achter bijvoorbeeld een social link. 

Let op: utm_medium kun je laten staan op "no distinction". Dit zal dan altijd worden gevuld met "email". Test de juiste plaatsing van utm tags door op links te klikken in een testmail, of binnen de editor door in de preview mode te gaan en daar op links te klikken.

- Lists & Contacts > Contact management

Onder bounce management kun je instellen hoe vaak een contact mag bouncen (soft & hard) voordat deze geblokkeerd wordt. Volgens industriestandaard staat dit in gesteld op 10x soft en 3x hard.

Tip je kunt instellen om hardbounces al na de eerste keer blokkeren. In de regel zijn dit namelijk permanente bounces, maar de standaardinstelling staat toe dat er een marge voor fouten is.

- Lists & Contacts > Contact management

Onder unsubscriber management kun je instellen welke velden moeten worden geanonimiseerd bij een uitschrijving en welke velden meegenomen moeten worden naar de tijdelijke Unsubscriber database.

5. Aanmeldformulier

Om een nieuwsbrief aanmeldformulier op de website te plaatsen die automatisch contacten in Maileon registreert, biedt Maileon verschillende opties:

1. PHP formulier generator

In de Settings van het account, vind je linksonderaan de Subscribe Page Generator (als je dit niet ziet, activeer de module in de Account configuration binnen de partner portal). Daar kun je de velden kiezen die je in het formulier wilt opnemen, welke API key er gebruikt moet worden en of er een specifieke DOI (dubbel opt in) email getriggered moet worden na inschrijving. Nog geen API key aanwezig? Maak er dan 1 aan onder API Keys binnen de Settings van het account. Als je alles hebt ingegeven, kun je de PHP code genereren, en downloaden. Het Zip-bestand kun je doorsturen aan de webdeveloper, die het stukje code kan implementeren in de website.

2. REST API o.b.v. custom formulier 

Hierbij bouwt de webbouwer zelf een formulier, en gebruikt een API call om het contact aan te maken in Maileon. Bekijk de documentatie hier: https://dev.maileon.com/api/rest-api-1-0/contacts/create-contact/

3. In geval van Wordpress: Maileon for Wordpress plugin

Maileon heeft een uitgebreide Wordpress plugin gebouwd die je heel snel en makkelijk implementeert. Bekijk en download de plugin hier: https://wordpress.org/plugins/xqueue-maileon/#description

4. Maileon aanmeldpagina

Met de Pages module binnen Maileon is het mogelijk om simpele aanmeldpagina's te maken, die op het subdomein van de klant worden gehost. Je kunt deze pagina stylen naar wens, en allerlei formuliervelden koppelen aan velden in Maileon. Je kunt dan vanuit social media of de website van de klant linken naar deze pagina.  

6. Afmeldpagina

Als gebruik wordt gemaakt van de standaard afmeldprocedure binnen Maileon, kan er een bevestigingspagina worden getoond nadat iemand op uitschrijven klikt. Standaard is dat een Maileon pagina die de tekst "Afmelding geslaagd" toont. Je kunt dit aanpassen door ofwel een bevestigingspagina te laten maken binnen de website van de klant, of een custom pagina te maken binnen Maileon. 

Indien je kiest voor een pagina binnen de website van de klant, dan moet deze pagina in Maileon worden geregistreerd. Dit doe je onder Settings > Pages > Page Management. Vervolgens kun je onder Settings > Pages > Basic Settings aangeven dat een uitschrijver moet worden doorgestuurd naar een specifieke, geregistreerde pagina. 

Tip: maak ook direct een pagina voor "bedankt voor je inschrijving" en "oeps, er ging iets mis". Deze pagina's kun je koppelen bij bijvoorbeeld een dubbel opt-in bevestigingslink en profiel wijzigingslink. 

7. Template

Zet 1 of meerdere templates klaar voor de klant. Het helpt om 1 master template te realiseren, waarmee vervolgens een nieuwsbrief, actiemail, DOI mail, etc. kunnen worden klaargezet om de klant op weg te helpen. Het bouwen van het template behandelen we verder niet in deze checklist. Hulp nodig? Neem contact met ons op via support@maileon.nl.

8. Contacten importeren

Via Lists & Contacts > Contact Import kun je een CSV bestand uploaden in Maileon. In 4 stappen leid de wizard je naar een succesvolle import. Binnen deze procedure heb je de mogelijkheid om de waardes in de kolommen van het csv-bestand om te zetten (te mappen) naar Maileon contactvelden. Als een veld nog niet bestaat in Maileon, dan kun je deze direct aanmaken zonder de importprocedure te verlaten. 

Kies in de laatste stap de juiste permissie methode. Je kunt kiezen uit Single, Confirmed, Double, Double opt-in plus. Voor de Nederlandse markt zou je de Double opt-in kunnen vergeten, omdat de Double opt-in plus altijd van toepassing is. De "plus" staat voor het feit dat je het contact mag volgen qua opens en kliks. 

Tip: vink de optie "Contact import tracking" aan. Op deze manier geef je aan Maileon aan dat je deze groep nog wil kunnen selecteren in een toekomstige filter. Daarnaast biedt het je de mogelijkheid om direct een Contact Filter aan te maken, en daar bovenop een Target Group, Test list of Default list. 

9. Gebruikers aanmaken

Onder Settings > User list vind je de mogelijkheid om gebruikers aan te maken. Geef e-mailadres, voor- en achternaam in en kies een rol voor de gebruiker. Zodra je de gebruiker opslaat, ontvangt deze direct een mail met inloginstructies. 

10. Training

Zorg dat de gebruikers worden getraind in het gebruik van Maileon. Indien je een training wil laten verzorgen door Maileon, laat het ons dan weten via support@maileon.nl.